CONVENZIONE TRA COMUNE DI MODENA - ARCHIVIO STORICO - E CENTRO PROVINCIALE DI DOCUMENTAZIONE ISTITUZIONE DELLA PROVINCIA DI MODENA PER AZIONI DI TUTELA, RIORDINO, INVENTARIAZIONE E PROMOZIONE DELLE FONTI DOCUMENTARIE DI INTERESSE LOCALE

L'anno duemilaquattro (2004), il giorno 18 del mese di maggio, in Modena, presso il Settore Cultura, Sport e Politiche Giovanili, V. Galaverna n.8, 2° piano, con la presente scrittura privata a valere per ogni effetto di legge,



- dott. Carlo Artioli, nato a Modena il 6.2.1949, residente a Modena, agente in rappresentanza del Comune di Modena e non altrimenti - C.F.: 00221940364 - nella qualità di Dirigente del Settore Cultura, Sport e Politiche Giovanili, giusti poteri attribuitigli dall'art. 75 dello Statuto Comunale, ed in esecuzione dell'art. 64 del "Regolamento Comunale per la disciplina dei Contratti", nonch&eaciute; della disposizione del Sindaco prot. PG 2002/117573 del 10.9.2002, di seguito denominato per brevità "Comune";



- dott.ssa Raffaella Manelli, nata il 14.6.1954 a Modena, residente a Modena, agente in rappresentanza del Centro Provinciale di Documentazione, Istituzione della Provincia di Modena e non altrimenti, C.F.: 01375710363 con sede in Modena Via J. Barozzi, 340 nella qualità di Direttore, ai sensi del Regolamento di funzionamento del Centro Provinciale di Documentazione approvato dal Consiglio Provinciale con atto n. 273 del 16.12.1992, di seguito denominato per brevità "Cedoc";



- che il Comune di Modena, attraverso il proprio Archivio Storico, quale più importante istituto di conservazione archivistica affidato ad un Comune in Emilia-Romagna, si é posto in questi anni come punto di riferimento fondamentale per l'intensa e consolidata attività di tutela, riordino, inventariazione e promozione delle fonti documentarie nei confronti di soggetti pubblici e privati impegnati nelle problematiche connesse alla gestione dei beni archivistici del territorio;

- che il Cedoc opera per il coordinamento, la promozione e la realizzazione di servizi tecnico-bibliografici per i Sistemi Bibliotecari e/o Biblioteche e Archivi del territorio ed attua, nell'ambito degli indirizzi programmatici della Provincia di Modena, le funzioni di programmazione e valorizzazione dei beni e degli istituti culturali attribuiti dalla L.R. 18/2000; esercita le funzioni previste in materia di formazione degli operatori del settore e promuove la didattica dei beni culturali mediante progetti definiti con gli operatori del settore e le istituzioni scolastiche e universitarie.
In particolare il Cedoc ha lo scopo:

• di censire, catalogare e rendere di facile conoscenza a tutti gli interessati i beni culturali anche non librari esistenti nel territorio modenese, in collaborazione con la Soprintendenza ai Beni Librari o l'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna;
• di aggregare, sulla base degli orientamenti regionali e attraverso l'adozione di adeguati e diversificati standards da applicarsi con i piani bibliotecari, le singole biblioteche e archivi in sistema;
• di facilitare l'organizzazione dei servizi tecnici dei Sistemi, particolarmente quelli afferenti l'informazione bibliografica;
• di realizzare la connessione fra loro, sulla base di adeguate soluzioni telematiche, delle basi informative bibliografiche costituite a livello sistemico provinciale e locale

Considerato:
- che il Cedoc, in attuazione degli obiettivi sopraindicati, gestisce la rete bibliografica provinciale denominata "Sistema Unificato Territoriale in Rete", costituito con atto n. 896 del 31.7.1989 del Consiglio Provinciale, sistema di servizi tecnici e informativi basato sulla cooperazione tra gli istituti culturali, costituito da circa 70 biblioteche degli Enti ed Istituti della provincia di Modena aderenti tramite apposita convenzione con il Cedoc stesso; la rete si avvale di un complesso di tecnologie informatiche, di rete e di programmi per la catalogazione del libro, la gestione del prestito automatizzato, la consultazione in linea dei cataloghi bibliografici e l'accesso ad Internet e si propone di garantire lo sviluppo ed il potenziamento delle Biblioteche del territorio provinciale e dei servizi culturali e informativi erogati agli utenti ed ai cittadini in generale; che la rete bibliografica provinciale S.U.T.Ret si é ulteriormente qualificata e potenziata mediante la sua costituzione in Polo Provinciale Modenese del Servizio Bibliotecario Nazionale, con la convenzione sottoscritta il 18.9.2001 dal Cedoc con la Biblioteca Estense Universitaria del Ministero per i beni e le attività culturali, l'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna, il Comune di Modena, la Fondazione Collegio San Carlo di Modena ed il Centro Documentazione Donna di Modena;

Dato atto:
- che, il legislatore regionale, con l'approvazione della L.R. n.18 del 24.3.2000 "Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali" ha ridisegnato in modo innovativo il sistema dei servizi e delle attività delle strutture bibliotecarie e archivi storici, dei musei e dei beni culturali che insistono sul territorio regionale, promuovendone una maggiore integrazione e configurando altresì con maggiore organicità il ruolo e l'esercizio delle funzioni della Regione, delle Province, dei Comuni e dei soggetti privati titolari di istituti culturali e di ricerca;

- che le principali indicazioni contenute nella citata normativa regionale comportano una maggiore razionalizzazione amministrativa e programmatoria allo scopo di disciplinare l'intera materia in modo più adeguato e soprattutto efficace rispetto alle nuove esigenze che impongono lo sviluppo, a partire dal processo d'innovazione tecnologica, del settore della comunicazione e dell'informazione, con una forte e radicale ricaduta sulle modalità operative e organizzative degli istituti culturali, con particolare riferimento alle seguenti funzioni:

• la conservazione, valorizzazione e promozione dei beni e degli istituti culturali e la loro fruizione da parte dei cittadini;
• le garanzie di informazione, documentazione, e formazione permanente dei cittadini in raccordo con le finalità educative generali;
• la promozione dell'autonomia e sviluppo degli istituti culturali e dei relativi servizi e attività.

- che l'applicazione concreta della citata normativa impone la necessità di individuare l'insieme degli obiettivi essenziali e di sviluppo qualitativo per tutti i soggetti pubblici e privati (Province, Comuni ed Enti convenzionati) e gli operatori professionali interessati a promuovere e gestire i servizi sulla base dei diversi ruoli e in rapporto alle loro specifiche funzioni;

- che la realizzazione di tali obiettivi prevede l'attuazione di strumenti per favorire la collaborazione interistituzionale (piani provinciali, accordi di programma, convenzioni, forme di programmazione negoziata tra Stato e Regione), in un'ottica sistemica volta a favorire l'integrazione delle risorse informative, umane e finanziarie al fine di incentivare processi di potenziamento e riqualificazione dei servizi;

Richiamati gli artt. 4 e 5 della l.r. 18/2000 "Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali", con i quali viene rispettivamente previsto che:

• le Provincie provvedono al rilevamento dei dati e alla gestione degli archivi di propria competenza, concorrendo all'aggiornamento e all'incremento del sistema informativo regionale;
• i Comuni concorrono alle finalità della l.r. 18/2000 attraverso l'organizzazione e l'apertura al pubblico di servizi culturali e informativi integrati, al fine di garantire il diritto dei cittadini all'informazione, alla documentazione e alla formazione permanente, anche avvalendosi della stipula di apposite Convenzioni;

Richiamato il Regolamento generale del Servizio Archivio del Comune di Modena, il quale prevede la consultabilità da parte del pubblico dei documenti conservati, in chiave di valenza esterna, quale servizio pubblico finalizzato a consentire l'accesso alla documentazione sia per fini amministrativi che storici e culturali;
Richiamato il Regolamento di funzionamento del Cedoc, il quale definisce i compiti di coordinamento, promozione e gestione di servizi tecnico-bibliografici per i Sistemi Bibliotecari e/o Biblioteche e Archivi del territorio provinciale;
Richiamata la direttiva ai sensi dell'art. 10 l.r. 18/2000 "standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei", approvata con deliberazione della G.R. n.309 del 3.3.2003, la quale fissa i gli obiettivi generali cui gli Istituti culturali pubblici e privati, detentori a qualunque titolo di beni archivistici, devono conformare la propria attività e gli standard di qualità minimi di accesso da parte degli utenti alla documentazione posseduta, che devono essere assicurati dagli archivi per potere accedere ai finanziamenti regionali stanziati;



Art. 1: Scopo.
1.1 Scopo della presente Convenzione é quello di attivare forme di collaborazione tra le Parti al fine di favorire azioni di tutela, riordino, inventariazione, promozione delle fonti documentarie presenti sul territorio, nei confronti di soggetti pubblici e privati impegnati nelle problematiche connesse alla gestione dei beni archivistici citate in premessa, nonché azioni miranti a favorire l'accesso remoto ai documenti, tramite la costituzione di specifici sistemi informativi nell'ambito dell'organizzazione bibliotecaria regionale;
1.2 A tal fine, le Parti si propongono la realizzazione dei citati scopi generali sia attraverso forme di reciproca collaborazione, su specifiche attività via via stabilite, sia mediante servizi di consulenza rivolte a soggetti terzi, secondo quanto previsto dal successivo art. 2.
1.3 Le premesse sono parte integrante della presente Convenzione.

Art. 2: Strumenti.
Le Parti si impegnano a concordare le modalità per la realizzazione dei citati indirizzi in campo archivistico, avvalendosi dei seguenti strumenti:
a) azioni di tutela, promozione e valorizzazione degli archivi locali;
b) azioni finalizzate a favorire l'accesso remoto ai documenti, tramite la costituzione di specifici sistemi informativi nell'ambito dell'organizzazione bibliotecaria regionale;
b) attività finalizzate al censimento degli archivi di interesse locale, qualificati quali complesso di atti, documenti e dati posseduti dai singoli soggetti proprietari, indipendentemente dal supporto su cui sono registrati, anche strutturati in banche dati o sistemi informativi, per le attività di riordino e inventariazione ritenute opportune, e/o per consentire l'eventuale acquisizione da parte del soggetto preposto alla gestione;
c) iniziative finalizzate a garantire gli standard di accesso al pubblico minimi previsti dalla citata normativa regionale, anche al fine di provvedere alle relative richieste di finanziamento;
d) attività che consentano di agevolare la formazione permanente del pubblico secondo gli indirizzi stabiliti dalla normativa regionale;
e) servizi di consulenza a soggetti terzi, pubblici o privati, riconosciuti o non riconosciuti, dietro il pagamento di tariffe, al fine di incrementare l'economicità delle attività di gestione, e/o consulenze a soggetti terzi, a titolo gratuito, nell'ambito di accordi di collaborazione specifici, circa le seguenti tematiche:

• riordino e inventariazione degli archivi;
• formazione del personale;
• mostre, pubblicazioni, convegni, seminari tematici;
• attività didattica per scuole di ogni ordine e grado.

Art. 3: Obblighi reciproci.
3.1 Il Comune di Modena – servizio Archivio, nell'ambito delle attività previste dalla presente Convenzione, metterà a disposizione del CEDOC le proprie competenze in campo archivistico idonee a fornire consulenze circa le attività elencate al precedente art. 2.
3.2 Il Cedoc, nell'ambito delle attività previste dalla presente Convenzione, secondo le proprie competenze e attività meglio descritte in premessa, metterà a disposizione le proprie competenze nel campo della programmazione e valorizzazione dei beni e degli istituti culturali del territorio provinciale, della formazione degli operatori del settore ed in particolare il proprio know how e la propria strumentazione tecnica, sviluppati negli anni, idonei alla costituzione di un sistema informativo dei patrimoni archivistici, sia per quanto riguarda la componente hardware che software, secondo le modalità via via stabilite.

Art. 4: Forme di consultazione e verifica delle attività di gestione.
4.1 Periodicamente le Parti si incontrano nell'ambito di una Conferenza permanente composta dai Responsabili designati dalle Parti, per indirizzare e seguire lo svolgimento delle attività, garantire il monitoraggio di eventuali spese sostenute e preventivamente autorizzate dagli enti di provenienza, oltre che per la valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi di efficacia, efficienza, economicità e qualità delle attività effettivamente realizzate.
4.2 Agli incontri partecipano gli operatori via via interessati, e possono essere invitati, in particolare, i rappresentanti delegati dai Sistemi Bibliotecari, oltre che altri soggetti opportunamente coinvolti, per concorrere alla definizione dei programmi di attività.

Art. 5: Durata.
La durata della presente Convenzione decorre dalla data di esecutività della deliberazione della Giunta Comunale di approvazione, con scadenza al giorno 31 dicembre 2007, con possibilità di rinnovo, previa valutazione circa il raggiungimento degli obiettivi di efficacia, efficienza, economicità e qualità previsti.

Art. 6: Condizione sospensiva.
Il presente contratto é sottoposto alla condizione sospensiva dell'approvazione dei relativi atti deliberativi da parte dei competenti organi delle parti contraenti.

Art. 7: Registrazione.
La presente convenzione é esente da registrazione fino al caso d'uso, ai sensi dell'art. 5 - Titolo 1° del T.U. del D.P.R. 26/4/1986 n. 131 e, ove ne venisse richiesta la registrazione, sarà assoggettata al pagamento dell'imposta in base alle disposizioni vigenti al momento della richiesta di registrazione, giusto il disposto dell'art. 39 del citato D.P.R. n. 131/1986.

Art. 8: Norme di rinvio.
Per tutto quanto non tassativamente determinato nella presente Convenzione, le parti contraenti fanno riferimento alle disposizioni di legge vigenti in materia.

Letto, approvato, sottoscritto
Il Capo Settore alla Cultura, Sport e Politiche Giovanili
Dott. Carlo Artioli

Il Direttore del Centro Provinciale di Documentazione
Dott.ssa Raffaella Manelli